Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Szczytnie Biuletyn Informacji Publicznej

ZASTĘPCA KIEROWNIKA
§ 4

Zastępca kierownika działa w ramach powierzonego mu zakresu obowiązków oraz uprawnień i odpowiada przed Kierownikiem Ośrodka.

Do obowiązków i uprawnień Zastępcy Kierownika w szczególności należy:
1) kierowanie Ośrodkiem w przypadku nieobecności Kierownika jednostki;
2) reprezentowanie Ośrodka wobec organów administracji, instytucji i osób trzecich;
3) współpraca z Kierownikiem Ośrodka w zakresie koordynacji pracy Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w szczytnie;
4) nadzorowanie realizacji zadań powierzonych podległym komórkom organizacyjnym;
5) inicjowanie i wdrażanie zmian organizacyjnych w jednostce;
6) dokonywanie czynności prawnych na mocy pełnomocnictw udzielonych przez Kierownika Ośrodka;
7) wydawanie decyzji administracyjnych w celu wykonywania zadań własnych gminy, własnych o charakterze obowiązkowym i zadań zleconych z zakresu powierzonych zadań na podstawie imiennych upoważnień udzielonych przez Wójta Gminy Szczytno;
8) przygotowywanie zarządzeń wewnętrznych Kierownika Ośrodka w celu prawidłowego funkcjonowania działów;
9) informowanie Kierownika Ośrodka o stopniu realizacji przydzielonych zadań oraz o potrzebach związanych ze sprawnym funkcjonowaniem działów;
10) uczestniczenie w opracowywaniu projektu budżetu, przygotowywaniu planów, projektów i strategii działania Ośrodka, a także sposobie ich realizacji;
11) organizowanie prawidłowego przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi działami;
12) rozpatrywanie skarg i wniosków odnoszących się do działań realizowanych przez podległe komórki organizacyjne oraz czuwanie nad właściwym załatwianiem skarg i wniosków;
13) przyjmowanie interesantów i załatwianie spraw interwencyjnych;
14) nadzór nad sprawowaniem kontroli funkcjonalnej w podległych komórkach organizacyjnych;
15) sporządzanie analiz, sprawozdań i materiałów statystycznych z zakresu powierzonych zadań;
16) realizacja innych czynności służbowych zleconych przez Kierownika Ośrodka wynikających z działalności Ośrodka.

Podstawowe obowiązki i zadania Zastępcy Kierownika obejmują:
1) W zakresie spraw organizacyjnych:
a) Prowadzenie ewidencji i zbioru aktów prawnych dotyczących organizacji i funkcjonowania Ośrodka,
b) Przedstawianie wniosków Kierownikowi w sprawach organizacyjnych Ośrodka mających na celu usprawnienie pracy jednostki,
c) Nadzorowanie stosowania instrukcji kancelaryjnej,
d) Nadzorowanie i współpraca z zewnętrznymi dostawcami usług informatycznych, serwisowych,
e) Nadzór nad wprowadzaniem i treścią informacji do Biuletynu Informacji Publicznej Ośrodka oraz jego redagowanie i stała aktualizacja,
f) Organizowanie pracy Ośrodka pod kątem bezpieczeństwa informacji i czuwanie nad przestrzeganiem ustawy o ochronie danych osobowych pracowników Ośrodka,
g) Nadzór nad organizowaniem obsługi i konserwacji bazy komputerowej, pozostałego sprzętu biurowego Ośrodka, zgłaszanie Kierownikowi potrzeb w razie konieczności ich modernizacji.
2) W zakresie spraw pracowniczych:
a) kierowanie podległymi pracownikami i organizowanie pracy,
b) wydawanie szczegółowych poleceń służbowych podległym pracownikom, kontrola i nadzór nad sposobem ich wykonywania,
c) ustalanie szczegółowych zakresów czynności, uprawnień i odpowiedzialności dla podległych pracowników,
d) dokonywanie okresowych ocen podległych pracowników,
e) zgłaszanie potrzeb w zakresie szkoleń zawodowych swoich i podległych pracowników,
f) składanie wniosków do Kierownika Ośrodka o przeszeregowanie, nagradzanie albo karanie podległych pracowników oraz opiniowanie w/w wniosków składanych przez kierowników działów,
g) zapewnienie przestrzegania postanowień Regulaminu Pracy Ośrodka, a w szczególności przepisów o dyscyplinie pracy i warunkach bezpieczeństwa i higieny pracy oraz o ochronie przeciwpożarowej,
h) nadzór nad wykorzystaniem przysługujących podległym pracownikom urlopów wypoczynkowych, mający na celu pełne ich wykorzystanie w ramach danego roku kalendarzowego oraz zapewnienie wzajemnych zastępstw pracowników,
i) prowadzenie postępowań wyjaśniających na polecenie Kierownika Ośrodka w zakresie dyscypliny pracy pracowników Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Szczytnie,
j) merytoryczna kontrola dokumentów w zakresie płac.
3) W zakresie działalności kontroli zarządczej:
a) dokonywanie analizy ryzyka w zakresie działalności Ośrodka,
b) przygotowywanie planów kontroli,
c) przeprowadzanie wewnętrznych kontroli, kompletowanie dokumentacji z przeprowadzonych kontroli i sporządzanie protokołów kontroli i zaleceń pokontrolnych,
d) sprawdzenie realizacji zaleceń pokontrolnych,
e) sporządzanie rocznych sprawozdań z przeprowadzonych kontroli,
f) prowadzenie ewidencji i zbioru protokołów, zaleceń pokontrolnych z kontroli przeprowadzonych przez zewnętrzne służby kontroli i ich realizacja,
g) czuwanie nad terminem związanym nad ustosunkowaniem się do protokołu i wykonaniem zaleceń pokontrolnych wynikających z przeprowadzonych kontroli przez zewnętrzne służby kontroli.
4) W zakresie planowania i zamówień publicznych:
a) przestrzeganie przepisów ustawy o zamówieniach publicznych oraz ustawy o finansach publicznych,
b) prowadzenie dokumentacji w zakresie przygotowywanych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego,
c) prowadzenie spraw związanych z planowaniem i przygotowywaniem postępowań o zamówienie publiczne we współpracy z komórkami organizacyjnymi Ośrodka,
d) opracowywanie sprawozdań dotyczących udzielonych zamówień publicznych,
e) prowadzenie rejestru zamówień publicznych,
f) prowadzenie rejestru zawartych umów,
g) nadzór nad wnioskowaniem o realizację zamówienia – sporządzeniem zamówień, wniosków o wyrażenie zgody na wydatkowanie środków publicznych m.in. w celu zakupu materiałów biurowych, sprzętu i urządzeń, akcesoriów komputerowych, druków i formularzy, środków czystości wynikających z potrzeb Ośrodka,
h) nadzór nad dokonywaniem zakupów materiałów biurowych, sprzętu, urządzeń, akcesoriów komputerowych, co wynika z planów zakupów jak i realizowaniem bieżących potrzeb zgłaszanych przez poszczególne działy.
5) W zakresie obsługi sekretariatu nadzór nad:
a) przyjmowaniem, rejestrowaniem i rozdzielaniem korespondencji i przesyłek oraz wysyłaniem korespondencji i przesyłek,
b) obsługą systemu elektronicznego monitorowania i obiegu dokumentów,
c) obsługą centrali telefonicznej, telefax, kserokopiarki,
d) konserwacją mienia biurowego,
e) prowadzeniem spraw związanych z pieczęciami, tablicami i oflagowaniem budynku,
f) prenumeratą czasopism, prasy i literatury fachowej, prowadzeniem ewidencji,
g) prowadzeniem dokumentacji i stosownych rozliczeń w zakresie gospodarki materiałowej,
h) udzielaniem interesantom informacji o zakresie spraw realizowanych przez Ośrodek oraz kierowanie ich do działów – stanowisk pracy właściwych do załatwienia sprawy.

6) W zakresie spraw gospodarczych:
a) gospodarka budynkiem administracyjnym, lokalami biurowymi oraz wyposażeniem Ośrodka,
b) prowadzenie prac związanych z zabezpieczeniem mienia oraz organizacją ochrony mienia oraz siedziby Ośrodka,
c) planowanie i realizacja remontów kapitalnych i bieżących lokali biurowych,
d) sprawowanie nadzoru nad rozdziałem środków trwałych, przedmiotów nietrwałych, materiałów biurowych i prowadzeniem ewidencji, gospodarką środkami rzeczowymi, drukami i formularzami,
e) prowadzenie archiwum dokumentacji Ośrodka zgodnie z obowiązującymi przepisami,
f) prowadzenie prac związanych z inwentaryzacją i dokonywaniem znakowania wyposażenia i sprzętu, prowadzenie ksiąg inwentarzowych,
g) nadzór nad przestrzeganiem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zabezpieczenia pożarowego w budynku administracyjnym,
h) prowadzenie prac w zakresie powszechnego obowiązku obrony oraz w zakresie zabezpieczenia ochrony informacji niejawnych.